Privatlivspolitik for Sdr. Omme E-sport

I Sdr. Omme E-sport tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med medlemskab, holdtilmeldinger, køb på hjemmesiden og deltagelse i vores events (f.eks. LAN).

Nedenfor kan du læse, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer dine data.

1. Dataansvarlig

Sdr. Omme E-sport er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.

Vores kontaktoplysninger er:

  • Foreningens navn: Sdr. Omme E-sport
  • CVR-nummer: 39396324
  • Adresse: Hovedgaden 2, st., 7260 Sønder Omme
  • E-mail: sdrommeesport@gmail.com
  • Telefon: 30 28 01 40 (Telefontid: Hverdage)

2. Hvilke oplysninger indsamler vi, og hvorfor?

Vi indsamler og behandler kun oplysninger, der er nødvendige for at kunne drive foreningen, administrere medlemskaber samt afvikle træning, events og salg af merchandise/udstyr.

A. Medlemskab og holdtilmelding

  • Oplysninger: Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, gamer-tag/Discord-ID og pårørendes kontaktoplysninger (for umyndige medlemmer).
  • Formål: Administration af medlemskaber, holdfordeling, kontingentopkrævning, kommunikation om træning og opfyldelse af kommunale dokumentationskrav (folkeoplysningstilskud fra Billund Kommune).
  • Retsgrundlag: Opfyldelse af aftalen om medlemskab (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).

B. Deltagelse i events (f.eks. LAN og turneringer for ikke-medlemmer)

  • Oplysninger: Navn, e-mail, telefonnummer, gamer-tag, pladsreservation og eventuelt t-shirtstørrelse.
  • Formål: At kunne afvikle eventet, udstede billetter og kontakte deltagere ved ændringer.
  • Retsgrundlag: Opfyldelse af aftale om eventdeltagelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).

C. Webshop og køb af merchandise

  • Oplysninger: Navn, e-mail, leveringsadresse, købshistorik og betalingsreferencer.
  • Formål: Levering af varer, ekspedition af ordrer og overholdelse af gældende regnskabslovgivning.
  • Retsgrundlag: Opfyldelse af købsaftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b) samt retlig forpligtelse ifølge Bogføringsloven (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).

D. Billeder og video

  • Oplysninger: Situationsbilleder og -videoer fra træning, turneringer og LAN-events.
  • Formål: Promovering af foreningens aktiviteter på vores hjemmeside, sociale medier og i lokalsamfundet.
  • Retsgrundlag: Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f). Portrætbilleder (fokus på enkelte personer) tages og publiceres kun efter forudgående samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).

3. Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Vi gemmer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de formål, som oplysningerne blev indsamlet til:

  • Medlems- og profiloplysninger: Slettes eller anonymiseres senest 3 måneder efter, at dit medlemskab er ophørt, eller efter sæsonafslutning (medmindre der foreligger uafviklede restancer).
  • Eventdata (ikke-medlemmer): Slettes kort efter eventets afvikling og opfølgning.
  • Betalings- og ordredokumentation: Gemmes i 5 år ud over indeværende regnskabsår i overensstemmelse med kravene i Bogføringsloven (§ 12).

4. Videregivelse af oplysninger og Databehandlere

Vi sælger eller videregiver aldrig dine personoplysninger til tredjemand med henblik på markedsføring.

Vi kan videregive eller overlade oplysninger til:

  • Billund Kommune: Til opgørelse af medlemstal og ansøgning om folkeoplysningstilskud jf. gældende regler.
  • Databehandlere: Vi benytter eksterne leverandører til drift af foreningen og webshoppen, herunder WooCommerce og vores betalingsleverandører. Vi indgår databehandleraftaler med vores leverandører for at sikre dine data.

5. Dine rettigheder

Når vi behandler oplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) en række rettigheder:

  • Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
  • Ret til berigtigelse: Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning (“Retten til at blive glemt”): I visse tilfælde har du ret til at få slettet dine oplysninger inden det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem (dette gælder dog ikke oplysninger, vi er juridisk forpligtet til at gemme jf. Bogføringsloven).
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger.
  • Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke (f.eks. ved specifikke portrætbilleder eller nyhedsbreve), kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på sdrommeesport@gmail.com.

6. Klageadgang

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte foreningens bestyrelse. Du har også ret til at indgive en klage til den nationale databeskyttelsesmyndighed:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Senest opdateret: 12. august 2026